Российская Федерация

ГЛАВА ПОЯРКОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

07.03.2019 № 20

с. Поярково

 

Об утверждении инструкции

по делопроизводству в администрации

Поярковского сельсовета

 

В целях оптимизации документооборота в администрации Поярковского сельсовета повышения качества подготовки документов

п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в администрации Поярковского сельсовета.

2. Контроль за данным постановлением оставляю за собой.

Е.В.Магаляс

 

УТВЕРЖДЕНА
постановлением главы

Поярковского сельсовета

от 07.03.2019 № 20

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ

ПОЯРКОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Поярковского сельсовета (далее - администрация).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97 - 2016).

1.3. Режим и порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие гос. тайну, документами для служебного пользования, а также особенности работы с несекретными документами во внешнеэкономической, административно-хозяйственной, валютно-финансовой и других областях деятельности организаций (контрактные, договорные, отчетные и т.п.), не регламентированные настоящей Инструкцией, определяются отдельными нормативными документами.

1.4. Соблюдение установленных Инструкцией правил ведения делопроизводства и оформления документов обязательно для всех работников администрации.

1.5. При работе с документами следует выполнять следующие требования:

1) работать с документами вне служебных помещений запрещается;

2) информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях;

3) перед уходом в отпуск или выездом в командировку на продолжительное время (более суток) работники администрации обязаны передать находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому работнику по указанию своего руководителя;

4) при увольнении или переходе на работу в другое учреждение работник должен сдать все числящиеся за ним документы своему руководителю.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения администрации на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации осуществляются специалистом сельсовета.

1.8. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.9. Настоящая Инструкция, а также внесение изменений и дополнений в нее утверждаются постановлением главы сельсовета.

2. Требования к бланкам и техническому оформлению документов

2.1. Унификация документов и требования к бланкам.

2.1.1. Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), для изготовлений бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148 х 210 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

2.1.2. На бланках печатаются документы, представляемые как проекты постановлений, распоряжений, приказов, писем.

Внутреннюю переписку допускается вести на стандартных листах бумаги без использования бланков.

2.1.3. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2.1.4. Бланки документов оформляют в соответствии с приложениями № 1 и № 2 к настоящей Инструкции. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

2.1.5. В администрации используются следующие виды бланков документов:

угловой бланк письма главы сельсовета;

угловой бланк письма администрации Поярковского сельсовета;

бланк постановления главы сельсовета;

бланк распоряжения главы сельсовета;

бланк конкретного вида документа (приказ).

2.1.6. Документы печатаются на электронных бланках администрации установленной формы. Запрещено самостоятельно вносить изменения в электронный бланк администрации.

2.2. Требования к техническому оформлению документов.

2.2.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.2.2. Документы, создаваемые в администрации, печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman № 14 через межстрочный интервал «одинарный». Допускается применение размера шрифта не менее № 13 для размещения текста на одном листе (кроме текста письма).

При оформлении докладов, справок, пояснительных записок, таблиц могут использоваться шрифты других размеров, а также полужирное начертание, курсив, измененный интервал между строками.

2.2.3. При наличии в тексте документа примечания или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» располагаются от левой границы текстового поля. Печатаются примечания размером шрифта № 12 через одинарный межстрочный интервал.

Например:

Примечание: протокол составляется в 2 экземплярах (губернатору области, главе муниципального образования, на территории которого проходило совещание).

2.2.4. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей:

левое - не менее 2,0 см; правое - не менее 1,0 см; верхнее - не менее 2,0 см; нижнее - не менее 2,0 см.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 3,0 см.

Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

В таком случае реквизиты полей будут следующие:

левое - не менее 1,0 см;

правое - не менее 2,0 см;

верхнее - не менее 2,0 см;

нижнее - не менее 2,0 см.

2.2.5. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

2.2.6. Заголовок к тексту печатается ниже названия вида документа. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Название вида документа печатается прописными (заглавными) буквами (ПРОТОКОЛ, АКТ, ПОЛОЖЕНИЕ и т.д.) и центрируется по отношению к правому и левому полям.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты «гриф утверждения», «гриф согласования», слово «приложение» (со ссылкой на дату и номер нормативного акта) располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек, строчными буквами без разрядки. Строки реквизитов печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

2.2.7. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.2.8. Все составные части реквизитов либо центрируют относительно самой длинной строки (длина строки не должна превышать 8,8 см и ограничивается правым полем документа), либо оформляют флаговым способом, то есть выравнивают по границе левого поля.

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

2.2.9. Индекс (номер) документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Если документ издан от имени нескольких учреждений или должностных лиц, то номер и дата проставляются на одной строке ниже подписи.

2.2.10. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без каких-либо дополнительных знаков на расстоянии не менее 1,0 см от верхнего края листа. Первая страница документа не нумеруется.

2.2.11. Нормативные правовые акты, иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Например:

Наименование организации

Гриф согласования документа Гриф утверждения документа

Наименование вида документа
Заголовок к тексту

Гриф согласования документа

Место составления (издания) документа - год издания документа

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Использование реквизитов.

3.1.1. При составлении и оформлении документов используются 28 реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 (приложения № 1, № 2, № 3 к настоящей Инструкции).

Определения используемых реквизитов приведены в ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

3.1.2. При подготовке и оформлении документов главы сельсовета, администрации сельсовета используют следующие реквизиты:

код формы документа;

наименование организации — автора документа;

наименование структурного подразделения — автора документа;

наименование должности лица - автора документа;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

гриф согласования документа;

виза;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка о направлении документа в дело;

отметка о поступлении документа.

3.2. Оформление реквизитов документов.

3.2.1. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример: Форма по ОКУД 0211151.

3.2.3. Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении. Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено положением.

3.2.4. Наименование структурного подразделения - автора документа используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

3.2.5. Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (Михайловский район). Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

3.2.6. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения организации, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

3.2.7. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименование организации, структурного подразделения, должности).

3.2.8. Дата документа.

3.2.8.1. Дата является одним из основных реквизитов документа, который обеспечивает его юридическую силу.

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

3.2.8.2. Если авторами документа являются несколько организаций (акт, соглашение, совместное письмо и др.), то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания и регистрации.

Документы, изданные двумя или более учреждениями, должны иметь одну (единую) дату.

3.2.8.3. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точками: 05.08.2018;

словесно-цифровым способом: 09 августа 2018 года.

Ноль проставляется в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру.

3.2.8.4. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться.

3.2.9. Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно­-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению учреждения, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя или более учреждениями проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждому из учреждений. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

3.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ. Оформляется следующим способом в бланке для письма «на №___ от _______».

Наличие такого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

3.2.11. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании учреждения присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

3.2.12. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в учреждениях грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Секретно» и др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например: Для служебного пользования Экз. № 2

3.2.13. Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть учреждение, структурное подразделение учреждения, должностное или физическое лицо.

Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации в дательном падеже указываются наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Например: Руководителю Амурского

бассейнового водного управления

Макарову А.В.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например: Управление Министерства

внутренних дел Российской

Федерации по Амурской области

или: УМВД России по Амурской

области

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается наименование организации в именительном падеже, ниже — наименование структурного подразделения.

Например: Министерство финансов

Амурской области

отдел сводного планирования

областного бюджета

При адресовании письма руководителю структурного подразделения организации указывается наименование организации в именительном падеже, ниже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы в дательном падеже.

Например: ОАО «Авиационная компания

«Восток»

Начальнику авиабазы Петрову А.А.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), «г-же» (госпоже).

При направлении документа в несколько однородных организаций или в структурные подразделения одной организации их названия указываются обобщенно.

Например: Главам городских округов и

муниципальных районов

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Например: Руководителям

исполнительных органов государственной власти области (по списку)

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, который отделяется одинарным интервалом. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234.

Например:

Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например: Николаеву О.И.

Ленина ул., д. 15, кв. 7,

с.Поярково,

Амурская обл.,

Михайловский район, 676680

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/ факса).

Например: Всероссийский научно-

исследовательский институт документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

3.2.14. Гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, правовым актом (постановлением, распоряжением, приказом) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

глава Поярковского сельсовета

_____________И.О. Фамилия

«_____»_________20_____год

При наличии в тексте правового акта формулировки «Утвердить» (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий, план и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на правовой акт, его дату, номер.

Например: УТВЕРЖДЕН

постановлением главы

Поярковского сельсовета

от_________№_______

Слово «УТВЕРЖДЕН» согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - «УТВЕРЖДЕНО», программа - «УТВЕРЖДЕНА», мероприятия - «УТВЕРЖДЕНЫ», план - «УТВЕРЖДЕН».

При утверждении документа коллегиальным органом, решение которого фиксируется в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например: (Решение) УТВЕРЖДЕНО

Советом директоров АО «Профиль»

(протокол от 12.08.2017 № 5)

3.2.15. Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?» «о ком»).

Например:

распоряжение (о чем?) О создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) Об утверждении штатного расписания.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Объем заголовка не должен превышать 6 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, в конце заголовка точка не ставится.

Если заголовок к тексту больше установленного для него реквизита, допускается располагать заголовок по центру документа с соблюдением всех установленных межстрочных интервалов. В заголовке не допускаются переносы.

Заголовок от текста отделяется 2-3 межстрочными интервалами.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 5 строк.

3.2.16. Текст документа.

3.2.16.1. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

3.2.16.2. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, также нумеруемые арабскими цифрами.

Правила оформления этого реквизита приведены в приложении № 3 к настоящей Инструкции.

Контроль за соответствием текста документа, направляемого на подпись главы сельсовета, правилам русского литературного языка, а также оформлением документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 и настоящей Инструкции осуществляет отдел организационного обеспечения администрации Поярковского сельсовета.

3.2.17. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (к постановлению, распоряжению, приказу и т.д.).

Правила оформления приложений приведены в пункте 4.2. и подпункте 4.6.3.10 подпункта 4.6.3 пункта 4.6 настоящей Инструкции.

3.2.18. Гриф согласования документа.

Согласование - это оценка заинтересованными сторонами вопросов, содержащихся в проекте документа. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, письмом или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИДАД

_________А.С. Иванов

Дата

Если согласование производится коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.

Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Советом директоров

АО «Профиль»

(протокол от __________ №_____ ) или:

СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива от___ №____

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно один за другим столбиком, от границы левого поля, ниже подписи или на оборотной стороне этого листа.

В случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, допускается расположение грифов согласования на отдельном листе согласования. В этом случае на документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

3.2.19. Виза.

Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование, указывающее на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием.

Порядок и сроки визирования документов устанавливаются Регламентом администрации Поярковского сельсовета.

Виза (независимо от вида документа) включает должность визирующего, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Начальник отдела кадров _____________П.А. Верхов

22.08.2018

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

«Смотри заключение» или «Замечания прилагаются»

Начальник отдела кадров

________________ П.А. Верхов

22.08.2018

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Визы проставляются на документе, подлинник которого остается в отделе организационного обеспечения, на оборотной стороне последнего листа основного документа. Не допускается визирование документа на отдельных листах и приложение к подлиннику документа ксерокопированных виз заинтересованных лиц.

Если у документа несколько исполнителей, необходимы визы всех исполнителей данного документа.

К документу (по усмотрению исполнителя) прилагается лист рассылки, утвержденный руководителем учреждения, ответственного за подготовку данного документа.

В рамках электронного документооборота визирование может проводиться в электронной форме.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

В случае необходимости может применяться полистное визирование документа и его приложений.

3.2.20. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Между инициалами имени, отчества и фамилией пробелы не ставятся.

Например:

Начальник отдела кадров личная подпись А.Н. Курников

3.2.20.1. Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование учреждения. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в подписи не указывается.

3.2.20.2. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

При подписании документов, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Например:

Председатель Комиссии Подпись И.О. Фамилия

Члены Комиссии Подпись И.О. Фамилия

Подпись И. О. Фамилия

3.2.20.3. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Например:

Исполняющий обязанности

начальника отдела Подпись И.О.Фамилия

Подписание и визирование документа, на котором обозначены должность и фамилия определенного должностного лица, другим должностным лицом путем проставления предлога «за», надписи «зам.» или косой черты перед наименованием должности не допускается.

3.2.20.4. Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений не разрешается. В исключительных случаях внесенные поправки должны быть заверены лицом, подписавшим документ.

3.2.20.5. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.2.21. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает слова «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Сертификат 1а111ааа00000000011

Владелец Николаев Николай Николаевич

Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017

Например:

Наименование должности Н.Н.Николаев

3.2.22. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица. Для удостоверения подлинности документа или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать, приведен в приложении №4 к настоящей Инструкции.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

3.2.23. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя документа, номер его телефона. Для ускорения и упрощения связи может быть указан код города. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

В письмах отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом № 10, при отсутствии места - на оборотной стороне внизу слева.

Например:

Николаев И.А. 59 - 6 5 - 0 4

Николаев Иван Андреевич Управление протокола, консультант +7 ( 4 1 6 2 ) 5 9 – 6 5 - 0 4

Nikolaev@amurobl.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул шрифтом меньшего размера.

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

3.2.24. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Документы, изготовленные на бланках администрации и предназначенные для рассылки, тиражируются средствами ксерокопировальной техники.

Копии распорядительных документов главы сельсовета за­веряются круглой печатью «Для документов».

Копии прочих документов без ксерокопированной подписи заверяются путем проставления ниже рекви­зита «Подпись» надписи «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, его собственноручной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия)

Например:

Верно

Консультант отдела кадров Подпись И.О.Фамилия

При необходимости заверительная подпись удостоверяется круглой печатью «Для документов». Копирование документов и других материалов может осуществляться с обеих сторон листа.

3.2.25. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в учреждение и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

3.2.26. Указание по исполнению документа дается руководителем в форме резолюции.

В состав резолюции включаются следующие элементы: фамилия (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись лица, вынесшего резолюцию, дата резолюции.

Например:

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложение к 20.08.2018

Подпись

Дата

Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Исполнителей в резолюции может быть несколько. В этом случае ответственным за сбор информации и исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, которое и проставляется как исполнитель на исполненном документе. Остальные исполнители передают ему свою часть подготовленных материалов.

Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

3.2.27. Отметка о контроле обозначает постановку документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

3.2.28. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документов после завершения работы с ними и включает слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Например:

В дело № 01-18 за 2017 г.

Делопроизводитель

Подпись дата

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Правила оформления распорядительных документов

4.1.1. Проект распорядительного документа печатается на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman размером №14 (приложение 7) Допускается использование шрифта размером №13 в случае, если текст распорядительного документа занимает всю страницу, а подпись распорядителя документа возможно расположить только на следующей странице.

4.1.2. Реквизиты полей бланка распорядительного документа следующие:

левое – не менее 3,0 см;

правое – не менее 1,0 см;

верхнее – не менее 2,0 см;

нижнее – не менее 2,0 см.

4.1.3. Заголовок к тексту документа оформляется под реквизитами бланка через 2-3 межстрочных интервала слева от границы левого поля флаговым способом, при этом длина самой длинной строки не более 7,5 см. Если длина заголовка превышает 6 строк, он может располагаться над текстом посередине рабочего поля документа и центрироваться относительно самой длинной строки, при этом длина самой длинной строки не более 12 см. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Интервал между буквами в словах обычный, между словами – один пробел.

4.1.4. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

4.1.5. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений, приказов завершается словами «постановляю», «постановляет», «приказываю», которые печатаются на следующей строке от границы левого поля, строчными буквами, через пробел, полужирным шрифтом.

Например:

постановляю:

Преамбула в проектах распоряжений, как правило, заканчивается двоеточием. Распорядительная часть начинается с абзаца с заглавной буквы.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае слова «постановляю», «приказываю» пишутся с большой буквы.

4.1.6. Постановляющая (распорядительная) часть проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют, печатаются с абзаца.

4.1.7. При наличии приложений к распорядительному документу в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.1.8. Подпись в проекте распорядительного документа отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. В расшифровке подписи указываются инициалы, затем фамилия без пробелов.

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в подписи не указывается.

4.1.9. Согласование и визирование проекта распорядительного документа организует исполнитель.

Проекты распорядительных документов визируют:

- исполнитель проекта распорядительного документа;

- руководитель структурного подразделения администрации сельсовета;

- заместитель главы сельсовета, курирующий структурное подразделение;

- юрист.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа. Составные части реквизита оформляются флаговым способом, то есть выравнивают по границе левого поля. Длина строки не должна превышать 8,8 см. Реквизит печатается шрифтом Times New Roman размером №14 через одинарный межстрочный интервал. Интервал между буквами в словах обычный, между словами – один пробел. Друг от друга реквизиты отделяют 2 межстрочными интервалами.

Например:

Начальник отдела кадров

личная подпись П.А.Верхов

22.08.2018

Не допускается визирование документа на отдельных листах.

4.1.9. Гриф согласования проставляется в верхней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии и даты согласования. Реквизит печатается шрифтом Times New Roman размером №14 через одинарный межстрочный интервал. Интервал между буквами в словах обычный, между словами – один пробел.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИДАД

_________А.С.Иванов

22.08.2018

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно один за другим столбиком, от границы левого поля.

В случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, допускается расположение грифов согласования на отдельном листе согласования. В этом случае в верхней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа делается отметка «Лист согласования прилагается». На листе согласования по центру верхнего края печатается заголовок

Например:

Лист согласования

к постановлению главы Поярковского сельсовета

от ___________ № _________

4.2. Правила оформления приложений

4.2.1. В правовых актах (постановлениях, распоряжениях, приказах), договорах и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа - приложения в

скобках указывается: … (приложение) или …(приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: (приложение №2)

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Например: Приложение

к постановлению главы

Поярковского сельсовета

от________ № _______

Строки реквизита выравниваются по левому краю.

4.2.2. Если приложением к правовому акту является документ, утверждаемый данным актом, на первом листе приложения проставляется гриф утверждения. Далее указывается ссылка на утверждающий правовой акт, содержащая его реквизиты, и слово «Приложение» не употребляется.

Например: УТВЕРЖДЕНО

постановлением главы

Поярковского сельсовета

от________ № _______

4.2.3. Приложения к проектам правовых актов печатаются на отдельных листах бумаги.

В приложениях помещаются положения, порядки, планы, перечни, образцы документов, схемы и т.д.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов.

4.2.4. Листы приложения нумеруются отдельно от основного правового акта, начиная со второго листа, валовым порядком.

4.2.5. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8,8 см и ограничивается правым полем документа. Расстояние от слова «от» до знака «№» в данном реквизите должно быть не менее 2,5 см.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например: Приложение № 2

к постановлению главы

Поярковского сельсовета

от_______________ №____

Нумерационный заголовок отделяется от заголовка приложения двумя межстрочными интервалами.

4.2.6. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово приложения) может выделяться прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПЕРЕЧЕНЬ, Положение, А К Т, Порядок).

Заголовок приложения отделяется от текста приложения дополнительным интервалом.

4.2.7. При наличии в тексте приложения нескольких глав, разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки глав, разделов также могут выделяться прописными буквами, полужирным шрифтом.

Например:

Глава 3

Социально-экономическое развитие Поярковского сельсовета

или:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.2.8. Главы, разделы, пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от общих положений к более конкретным.

4.2.9. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

4.2.9.1. Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы, которые могут делиться на столбцы, и горизонтальный — строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовки граф и столбцов (головка таблицы), а наименования объектов — заголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Головка таблицы

№

п/п
Заголовок строк
Заголовок графы
Заголовок графы
заголовок столбца
заголовок столбца
заголовок столбца
заголовок столбца
1.
Заголовок строки
с т
_____ р_
о к
а

Боковик графы (столбцы)

4.2.9.2. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Все заголовки граф пишутся с прописных букв, а заголовки столбцов - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком графы, т.е. поясняют его. Если заголовок столбца имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках граф, столбцов и строк употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в конце заголовков не ставятся.

4.2.9.3. В заголовке «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа.

4.2.9.4. В боковике таблицы текст каждой строки (позиции), как правило, начинается с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

4.2.9.5. Числа, однострочные текстовые элементы в графах (столбцах) печатаются центрированным способом и равняются по первой (верхней) строке боковика таблицы.

Текст таблицы печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом не менее №11.

4.2.9.6. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

4.2.9.7. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается шрифтом № 10 через один межстрочный интервал в конце таблицы.

После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста ставится точка.

4.3. Оформление проектов правовых актов о внесении изменений в данные документы и признании их утратившими силу.

4.3.1. Внесением изменений считаются:

замена слов, цифр, дат;

исключение слов, цифр, предложений и т.д.;

признание утратившими силу структурных единиц текста;

новая редакция пунктов, разделов, приложений и т.д.;

дополнение новыми словами, пунктами, приложениями и т.д.

4.3.2. Внесение изменений в правовые акты оформляется соответствующим документом: в постановление — постановлением, в распоряжение - распоряжением.

Изменения, как правило, вносятся только в первоначальный акт. Вносить изменения в первоначальный акт путем внесения изменений в изменяющий его документ, как правило, не допускается.

4.3.3. Заголовок документа начинается словами «О внесении изменений в…». В заголовке необходимо указывать точные дату и номер документа, в который вносятся изменения.

Например:

О внесении изменений в

постановление главы

Поярковского сельсовета

от 03.10.2017 № 479

Правила оформления заголовка изложены в подпункте 3.2.15 пункта 3.2 настоящей Инструкции.

4.3.4. В тексте документа, которым вносятся изменения, обязательно указание на дату, номер и название (при его наличии) того документа, в который вносятся данные изменения.

Например:

Внести в распоряжение главы сельсовета от 15.03.2005 № 197 «О делегировании полномочий» следующие изменения:

1)................. ;

2)................. .

При наличии редакций правового акта необходимо указывать его последнюю редакцию. Ссылка на редакцию размещается после указания номера, даты и названия документа.

Например:

Внести в постановление главы сельсовета от 18.02.2004 № 36 «Об утверждении уполномоченного органа в сфере сельского хозяйства» (в редакции постановления главы сельсовета от 12.04.2017 № 102) следующие изменения:

1) ;

2)................. .

4.3.5. При внесении изменений в документ сначала указывается, какая структурная единица изменяется, начиная с наименьшей структурной единицы, а затем указывается характер изменений.

Например:

В абзаце третьем подпункта «б» пункта 2 раздела 1 слова «...» заменить словами «...».

В некоторых случаях при внесении изменений необходимы замена или дополнение знака препинания. Замена знака препинания осуществляется при подготовке редакции документа без оговорки в тексте документа.

4.3.6. Вносимые в документ изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую они вносятся.

При одновременном внесении изменений в документ и признании структурных единиц утратившими силу также необходимо соблюдать последовательность изложения, при этом нумерация подпунктов, пунктов, разделов и т.д. не изменяется.

Например:

Внести в постановление главы Поярковского сельсовета от... № ... «О...» следующие изменения:

1) в пункте 1 слова «………..» заменить словами «……………»;

2) пункт 2 после слов «……….» дополнить словами «…………….»;

3) в пункте 3 слова «………..» исключить;

4) пункт 5 признать утратившим силу;

5) пункт 6 изложить в следующей редакции «……………..».

4.3.7. При внесении дополнений в структурную единицу документа указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.

Например:

Пункт 3 после слов «………………» дополнить словами «…………….».

4.3.8. Если дополнение вносится в конец структурной единицы, применяется следующая формулировка:

Пункт 1дополнить словами «……………..».

При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.

4.3.9. Если дополнения вносятся в конец документа, то необходимо продолжать нумерацию пунктов, разделов, глав (например, последним был пункт 4 - дополнить пунктом 5; последним был раздел 2 - дополнить разделом 3 и т.д.).

Если дополнения вносятся в конец структурной единицы, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию (например, в разделе был пункт 7 — дополнить пунктом 8; в пункте 4 последним был подпункт 4.3 — дополнить подпунктом 4.4 и т.д.).

4.3.10. В случае дополнения документа новой структурной единицей нумерация последующих структурных единиц также не изменяется. Новые структурные единицы обозначаются дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями (пункт 21, подпункт б2 ).

Например:

Внести в постановление главы Поярковского сельсовета от..... №............ «О » (в

редакции постановления главы Поярковского сельсовета от............. № ) следующее

изменение:

дополнить пунктом 21 следующего содержания:

«21....................................................................................................................... ».

4.3.11. Дополнение абзацами структурной единицы может производиться как в конец структурной единицы, так и между имеющимися абзацами.

Если абзац или пункт признаются утратившими силу, они участвуют в подсчете абзацев или пунктов при последующем внесении изменений в данную структурную единицу, пере нумерация следующих абзацев или пунктов не производится.

4.3.12. При изменении количественных значений рекомендуется употреблять цифровые обозначения вместе с единицами измерения.

Например: слова «в 20 раз» заменить словами «в 50 раз», слова «в сумме 125 рублей» заменить словами «в сумме 78 рублей», сумму «50 тыс. рублей» заменить суммой «70 тыс. рублей».

В таблице, где единицы измерения указываются в заголовке графы (столбца), изменения количественных значений можно оформлять следующим образом:

цифры «25» заменить цифрами «27».

В тексте документа количественные значения указываются как цифрами, так и прописью. Например: 3456169 (три миллиона четыреста пятьдесят шесть тысяч сто шестьдесят девять) рублей.

4.3.13. Структурная единица документа излагается в новой редакции в случаях, если:

необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

неоднократно вносились изменения в текст данной структурной единицы.

4.3.14. Изложение правового акта в новой редакции, как правило, не допускается. Необходимо принять новый правовой акт с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего правового акта.

Это допускается, если:

необходимо внести в документ изменения, требующие его доработки по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;

необходимо внести изменения, затрагивающие большую часть структурных единиц документа;

сохраняют силу только отдельные структурные единицы документа, причем частично.

4.3.15. Если документ признается утратившим силу, отдельными позициями указываются как первоначальный акт, так и все изменяющие его редакции в хронологическом порядке.

Например:

Признать утратившими силу постановления главы Поярковского сельсовета от 12.10.2005 № 678, от 04.07.2006 № 417, от 17.03.2007 № 235.

4.3.16. Изменения могут вноситься как в текст документа, так и в приложения к нему. В этом случае в тексте документа, которым вносятся изменения, необходимо указывать, куда вносятся изменения, соблюдая последовательность изложения.

Например:

Внести в постановление главы Поярковского сельсовета от ….№…. «О….» следующие изменения:

1. В преамбуле слова «…» заменить словами «…».

2. В тексте постановления:

1) в пункте 1 слова «…» исключить;

2) пункт 3 после слов «…» дополнить словами «…»;

3) пункт 6 изложить в следующей редакции: «…..».

3. В приложении №2 к постановлению:

1) в разделе 1:

а) в пункте 3 слова «…» заменить словами «…»;

б) в абзаце четвертом пункта 8 последнее предложение исключить;

2) раздел 2 дополнить пунктом 21 следующего содержания: «…..».

4.3.17. Приложения к правовому акту возможно излагать в новой редакции. При этом указывается номер приложения (если оно пронумеровано), слово «приложение» или наименование приложения.

Например:

приложение № 4 к постановлению изложить в новой редакции согласно приложению № 1 к настоящему постановлению;

приложение № 5 к постановлению изложить в новой редакции согласно приложению № 2 к настоящему постановлению;

или:

Порядок выплаты субсидий на оплату коммунальных услуг льготным категориям граждан, утвержденный постановлением главы Поярковского сельсовета от ..... №…..«О……» (в редакции постановления главы Поярковского сельсовета от ….. №...), изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему постановлению.

4.4. Оформление составов коллегиальных органов

4.4.1. Если правовым актом утверждается состав какого-либо коллегиального органа, данный состав оформляется, как правило, отдельным приложением к данному документу.

Например:

«Утвердить прилагаемый состав координационного совета по…»

4.4.2. Первым в составе коллегиального органа указывается председатель (руководитель) данного коллегиального органа, затем - заместитель председателя (руководителя), секретарь (при наличии), остальные члены коллегиального органа — по алфавиту независимо от занимаемой должности.

В скобках указываются занимаемая в коллегиальном органе должность и сокращенное наименование коллегиального органа с прописной буквы (председатель Комиссии, заместитель председателя Совета, секретарь Оргкомитета). Сокращенное наименование рабочей группы и занимаемая в рабочей группе должность указывается со строчной буквы (руководитель рабочей группы).

4.4.3. Фамилии и должности в составе коллегиального органа располагаются в виде таблицы: слева — фамилия, имя, отчество, справа - со строчной буквы наименование должности. Между строчками знаки препинания не ставятся.

Например:

Бурунов Виктор

Васильевич
- начальник отдела транспорта министерства транспорта и строительства области (председатель Комиссии)

Петрушенко Вера

Александровна
- консультант отдела транспорта министерства транспорта и строительства области (секретарь Комиссии)

4.4.4. Если в состав коллегиального органа входят должностные лица органов государственной власти, местного самоуправления (за исключением должностных лиц администрации сельсовета и ее структурных подразделений), представители общественных, научных и иных организаций, учреждений и т.п., необходимо указывать, что данные лица введены в состав по согласованию.

Например:

Волкова Людмила

Ивановна
- начальник финансового отдела Управления Федерального казначейства по Амурской области (по согласованию)

4.4.5. Если в составе коллегиального органа произошли изменения (необходимо включить или исключить должностное лицо, изменить его должность), в правовой акт, которым утвержден данный состав, вносятся соответствующие изменения.

Например:

Внести в состав комиссии по .................... , утвержденный постановлением

главы Поярковского сельсовета от. №................. «О », следующие изменения:

1) ввести в состав Комиссии следующих лиц:

Кошелев Петр

Семенович
- начальник хозяйственного отдела администрации Поярковского сельсовета
Бочкина Мария

Петровна
- специалист хозяйственного отдела администрации
2) Оставить в составе Комиссии назначенного на новую должность Микулина Александра Дмитриевича — начальника сектора строительства администрации Поярковского сельсовета, утвердив его председателем Комиссии;

3) вывести из состава Комиссии Антонова Е.В., Заварзину В.Н.

4.5. Организационные документы

Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции организаций, организацию их работы, права, обязанности и ответственность их работников.

4.5.1. Положение (об управлении, отделе, секторе, службе).

Положение - это правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, полномочия, права и организацию деятельности организаций или коллегиальных органов.

Положение состоит из следующих разделов: общие положения, основные задачи, основные функции, права и обязанности, ответственность, организация работы.

Общие положения. В этом разделе определяются правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться в своей деятельности структурное подразделение.

Основные задачи. Излагаются направления деятельности структурного подразделения.

Функции. Перечисляются конкретные виды деятельности подразделения.

Права и обязанности. Указываются права, предоставление которых необходимо для выполнения возложенных функций, и обязанности, выполняемые по отношению к другим структурным подразделениям и сторонним организациям.

Ответственность. Устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя подразделения за несвоевременное или некачественное выполнение подразделением возложенных на него функций.

Организация работы. Определяются служебные взаимоотношения и связи, порядок деятельности, организации контроля и проверки деятельности. Оговариваются условия замещения обязанностей в случае отсутствия руководителя.

4.5.2. Инструкции.

Инструкции регламентируют порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения), или порядок применения положений законодательных и иных правовых актов.

К последним могут быть отнесены инструкции по делопроизводству, по порядку применения тех или иных законодательных актов и т.д.

Все инструкции состоят из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

4.5.3. Правила, порядок.

Правила, порядок разрабатываются в развитие и дополнение к существующим нормативным документам и устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения всеми работниками. Например: «Правила работы рынков розничной торговли на территории Поярковского сельсовета», «Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Поярковского сельсовета».

Порядок подготовки проектов организационных документов соответствует общим требованиям подготовки правовых актов.

4.6. Информационно-справочные документы.

К информационно-справочным документам относятся протоколы, служебные письма, договоры (соглашения, контракты), докладные, объяснительные, служебные записки, телеграммы и др.

4.6.1. Протокол.

4.6.1.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов, справок, пояснительных записок, информации, проектов решений, постановлений и др. Материалы к обсуждению представляются организациями, на которые возложена подготовка обсуждаемых вопросов. Прилагаемые документы в обязательном порядке подписываются руководителями данных организаций.

4.6.1.2. Протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение. Полные тексты выступлений не приводятся.

4.6.1.3. Протоколы оформляются следующим образом.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель, список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, повестка дня.

В повестке дня перечисляются все вопросы, внесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об») и печатается от границы левого поля. После каждого вопроса повестки дня указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.

Основная часть полного протокола состоит из разделов,

соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») печатаются от левого поля прописными буквами и заканчиваются двоеточием.

4.6.1.4. Содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается» или «Текст доклада прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого- либо документа, делается ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.6.1.4. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

4.6.1.5. Копии протоколов рассылаются секретарем заседания заинтересованным учреждениям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Копии протоколов заверяются печатью.

4.6.1.6. При доведении до исполнителей принятых решений составляется выписка из протокола. Выписка представляет собой точную копию части текста подлинника протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос, по которому готовится выписка, его обсуждение и принятое решение. Выписка из протокола заверяется круглой печатью. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».

4.6.2. Договор (соглашение, контракт).

4.6.2.1. Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении каких-либо правоотношений и регистрирующий эти отношения.

Основанием для подготовки и заключения договоров (соглашений, контрактов) являются указания главы сельсовета.

4.6.2.2. Договоры (соглашения, контракты) должны соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным федеральными законами, законами области и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент их заключения.

4.6.2.3. Подписываемые договоры, контракты должны содержать: наименование документа;

дату, место заключения; преамбулу (вводную часть);

предмет правового регулирования; права и обязанности сторон; ответственность сторон;

основания прекращения и приостановления их действия;

срок и условия вступления в силу;

срок действия;

реквизиты сторон;

подписи сторон;

иные условия, предусмотренные законодательством.

4.6.2.4. Подписываемые соглашения должны содержать: наименование документа;

дату, место заключения; преамбулу (вводную часть); обязательства сторон;

срок действия;

подписи сторон;

иные условия, предусмотренные законодательством.

Дополнительно соглашения могут содержать предмет правового регулирования и реквизиты сторон.

4.6.2.5. Преамбула (вводная часть) договора (соглашения, контракта) должна содержать наименование сторон, заключающих договор (соглашение, контракт), должности, фамилии, инициалы лиц, подписывающих договор (соглашение, контракт), указание их полномочий.

4.6.2.6. Датой договора (соглашения, контракта) является дата его подписания всеми участниками (сторонами).

В случае если договор (соглашение, контракт) был подписан сторонами в разное время, то датой такого документа является самая поздняя дата.

При этом дата проставляется представителем стороны в договоре (соглашении, контракте) ниже текста рядом с подписью или ниже подписи.

Если договор (соглашение, контракт) был подписан сторонами в один день, то на документе указывается единая дата, которая проставляется на одном уровне с местом заключения.

Дата договора (соглашения, контракта) оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.

Договоры (соглашения, контракты) вступают в силу с момента их подписания, если в тексте этих документов не предусмотрено иное.

4.6.2.7. Место заключения договора (соглашения, контракта) указывается с учетом принятого административно-территориального деления (при написании употребляются только общепринятые сокращения).

4.6.2.8. Реквизиты сторон включают в себя наименование стороны договора (соглашения, контракта), почтовый адрес (элементы почтового адреса - в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи), номера телефонов и факсов, адрес электронной почты, банковские и иные реквизиты.

Банковские реквизиты указываются в случае, если договор (соглашение, контракт) содержит условие о денежных обязательствах сторон.

В соглашениях реквизиты могут не указываться.

4.6.2.9. При подписании договора (соглашения, контракта) подписи располагают на одном уровне.

В случае если формат страницы документа не позволяет расположить подписи на одном уровне, их располагают одну под другой в той последовательности, в которой стороны указаны в преамбуле.

4.6.2.10. Текст договора (соглашения, контракта) допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, абзацы.

Нумерация разделов производится римскими или арабскими цифрами.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

4.6.2.11. Порядок подготовки, визирования и подписания проектов договоров (соглашений, контрактов), изменений к ним в целом соответствует требованиям к подготовке и прохождению правовых актов.

4.6.2.12. Количество экземпляров договоров (соглашений, контрактов) в каждом случае определяется числом сторон, заключающих их, если в тексте (соглашений, контрактов) не оговорено иное.

4.6.2.13. Подписанные и скрепленные гербовыми печатями сторон договоры (соглашения, контракты) учитываются сектором юридической работы в журнале регистрации договоров, соглашений, контрактов и передаются на хранение в структурное подразделение ад­министрации, обеспечивающее его рассылку соответствующим сторонам.

Контроль исполнения договорных обязательств обеспечивают соответствующие структурные подразделения администрации Поярковского сельсовета.

4.6.3. Служебные письма.

4.6.3.1. Письма служат основным средством управленческой коммуникации.

4.6.3.2. По содержанию и назначению письма подразделяются на инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, письма-напоминания и извещения, циркулярные письма, гарантийные, сопроводительные письма) и ответные (информационно-разъяснительные письма, письма-разрешения и запрещения).

4.6.3.3. Сроки подготовки тех или иных писем устанавливаются резолюцией руководителя либо по дате, указанной в поручении вышестоящего органа, но не более месяца.

4.6.3.4. Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Текст письма может касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов и состоять из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма. Во второй части формулируются выводы, просьбы, решения, предложения.

4.6.3.5. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа: «Администрация сельсоветапредлагает...», «Отдел образования считает...».

Если письмо оформлено на бланке главы Поярковского сельсовета, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «Прошу...», «Направляю...».

4.6.3.6. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А 4 шрифтом № 14 (шрифт № 13 не допускается). При оформлении вторая и последующая страницы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля документа (первая страница не нумеруется).

4.6.3.7. Как правило, письма начинаются с обращения к адресату. Обращение размещается по центру, отделяется от заголовка письма (если он имеется) двумя межстрочными интервалами, а от текста — одним дополнительным интервалом и заканчивается восклицательным знаком.

Например: Уважаемый Алексей Иванович!

При обращении к лицу - представителю иностранного государства употребляют слово «господин».

Например: Господин Инь Чу Суань!

4.6.3.8. Оформление реквизитов служебных писем имеет свои особенности в отличие от других видов документов.

Регистрационный номер (индекс) входящих и исходящих служебных писем складывается из нескольких частей. Например: 01-4-549, где «01 ...» - это индекс отдела регистрации; «-4-» - это номер дела по номенклатуре, где будет храниться данный документ; «...549» - порядковый номер в журнале регистрации корреспонденции.

Регистрационный номер проставляется только на ответных письмах. Дата и номер ссылки переносятся с поступившего документа и оформляются следующим способом в бланке для письма:

«На № ____ от ____________».

Наличие такого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

4.6.3.9. Документы адресуются организациям, другим органам власти, должностным лицам, гражданам.

4.6.3.10. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют от границы левого поля.

Например, если приложение названо в тексте:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют,

например: Приложение: 1. Положение о муниципальной энергетической комиссии на 3 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов муниципальной энергетической комиссии на 5 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается,

например: Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, ссылка оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.07.2017 № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), это указывается следующим образом: Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение отправляется не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

При направлении приложения только адресату реквизит «Приложение» оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только адресату.

Наличие в приложении особо ценных документов, в том числе удостоверяющих личность, оговаривается особо.

4.6.3.11.Визы оформляются рукописным способом на лицевой стороне экземпляра письма, остающегося в деле, ниже подписи руководителя организации.

4.6.4. Докладная записка.

4.6.4.1. Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

Докладная записка может быть внутренней и внешней (направляется в вышестоящую организацию).

4.6.4.2. Внутренняя докладная записка может быть оформлена на стандартном листе бумаги формата А 4 и иметь следующие реквизиты: наименование структурного подразделения - автора документа, наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, дата документа, адресат, заголовок документа, кратко и точно отражающий его содержание, текст документа, подпись автора документа. Допускается оформление внутренней докладной записки рукописным способом.

4.6.4.3. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке формата А 4 организации и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа — ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, дата документа, место составления, адресата, заголовок документа, текст документа, подпись руководителя организации - автора документа.

4.6.4.4. Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях.

4.6.5. Объяснительная записка.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

В первом случае оформление осуществляют на общем бланке за подписью руководителя подразделения организации.

Во втором случае объяснительную записку составляет отдельный работник на стандартном листе бумаги рукописным способом. Подписывают такие записки составители, дату ставят собственноручно.

4.6.6. Служебная записка.

4.6.6.1. Этот документ - форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений организации или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

4.6.6.2. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер.

В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение.

Служебную записку подписывает руководитель подразделения организации или составитель.

4.6.6.3. Служебная записка оформляется на общем бланке для письма.

Текст служебной записки состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Датой служебной записки является дата ее подписания.

4.6.7. Телеграмма, телефонограмма, факс.

4.6.7.1. Телеграмма передается по телеграфу.

Телеграмма оформляется на листе бумаги формата А 4. Текст печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 прописными буквами.

Телеграмма имеет следующие реквизиты:

Адрес (куда, кому).

Текст адреса печатается через 1 межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

МОСКВА, КОРОЛЕНКО УЛ., 8

или:

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 «ВОСХОД»

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование области или края, например:

ЕЛЕЦ ЛИПЕЦКОЙ

или:

КОМСОМОЛЬСК-НА-АМУРЕ ХАБАРОВСКОГО

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса одинарным межстрочным интервалом:

АДМИНИСТРАЦИИ АГИНСКОГО БУРЯТСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия печатаются в дательном падеже, например:

ГУБЕРНАТОРУ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ФАМИЛИЯ, ИНИЦИАЛЫ

или:

ИВАНОВУ А.И.

Текст отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Не допускается делать в тексте вставки.

Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.

После регистрационного номера над чертой проставляется наименование должности лица, инициал имени и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Перед подписанием телеграммы исполнитель представляет проект телеграммы в пункт ее передачи.

В пункте передачи работник пункта проверяет возможность отправления телеграммы адресату, правильность оформления и заверяет своей подписью с проставлением штампа «Для телеграммы».

Право подписи телеграмм имеет глава сельсовета. Подпись отделяется от текста чертой, двойным межстрочным интервалом и включает наименование должности лица, личную подпись, инициал имени и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Регистрация производится после подписания телеграммы в пункте передачи.

Регистрационный номер проставляется в конце текста после символа «=» и состоит из порядкового номера по журналу учета исходящих телеграмм по единой нумерации с начала календарного года, буквы «п», например: № 132п.

Под чертой указываются должность, подпись и расшифровка подписи должностного лица, подписавшего телеграмму, и фамилия, инициалы и рабочий телефон исполнителя.

На копии телеграммы в нижней части проставляются виза исполнителя и его рабочий телефон, а также время сдачи телеграммы на отправку и время отправления.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

4.6.7.2. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Принимаемая телефонограмма оформляется в виде печатного текста, регистрируется и передается (как правило, в срочном порядке) руководству. Ниже текста и даты должны быть указаны фамилии и номера служебных телефонов должностного лица, передавшего телефонограмму, и должностного лица, принявшего ее.

Организация документооборота

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1. Регистрация, рассылка, опубликование распорядительных документов

5.1.1. Проекты нормативных правовых документов после согласования со специалистом юристом направляются на проверку и антикоррупционную экспертизу в прокуратуру Михайловского района, а после прохождения экспертизы в администрацию сельсовета. Иные распорядительные документы после согласования со специалистом юристом направляются исполнителями в специалисту сельсовета в приемную кабинета № 1.

5.1.2. Специалист администрации после проверки соответствия проекта распорядительного документа требованиям настоящей Инструкции направляет документ на подпись главе сельсовета или исполняющему обязанности главы Поярковского сельсовета.

5.1.3. Подписанные главой сельсовета или исполняющим обязанности главы Поярковского сельсовета постановления и распоряжения поступают для регистрации специалисту сельсовета в кабинет № 1.

5.1.4. Регистрация распорядительных документов, то есть присвоение им номера и даты, осуществляется специалистом сельсовета по каждому виду отдельно, о чем делается запись в журнале регистрации с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года.

5.1.5. При тиражировании распорядительных документов копия заверяется круглой печатью «Для документов».

Рассылку документов всем адресатам осуществляют исполнители документов.

5.1.6. Исполнитель, разработавший проект нормативного правового акта, подлежащего опубликованию, после получения копии подписанного акта сверяет с ней электронный вид проекта акта и направляет его для опубликования специалисту, ответственному за размещение материалов на официальном сайте администрации Поярковского сельсовета в сети Интернет

5.2. Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции

5.2.1. Доставка корреспонденции в адрес администрации Поярковского сельсовета осуществляется средствами почтовой и нарочными.

5.2.2 Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке в приемной кабинета № 1.

5.2.3. Все поступившие конверты вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении конверта составляется акт в двух экземплярах: первый экземпляр остается в приемной главы, второй - направляется отправителю документа.

5.2.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки производится в целях выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

5.2.5. Все поступившие в приемную главы сельсовета кабинета № 1 письменные обращения регистрируются и в течение одного рабочего дня, где регистрируются специалистом в Журнале учета входящих документов.

5.2.6. Документы, требующие срочного рассмотрения, регистрируются незамедлительно. Обработка остальной документации и передача ее на регистрацию осуществляется в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

5.2.7. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с приложением № 5 к настоящей Инструкции.

Нерегистрируемые документы, содержащие сведения для руководства администрации, передаются главе сельсовета или его заместителям, остальные - непосредственно в структурные подразделения администрации.

5.3. Регистрация поступивших документов.

5.3.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в журнале регистрации корреспонденции.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность.

5.3.2. Регистрация поступивших документов производится в приемной кабинета № 1.

На зарегистрированных документах в правой части нижнего поля первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и его порядкового номера.

Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с деловыми письмами.

На корреспонденции, поступившей в кабинет № 1 после 15.00, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.

5.3.3. Передача зарегистрированного документа производится через приемную кабинета № 1

5.3.4. Документы, зарегистрированные в приемной, в день их поступления передаются на рассмотрение главе сельсовета или исполняющему обязанности главы Поярковского сельсовета.

5.3.5. Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. После рассмотрения главой сельсовета или исполняющим обязанности главы Поярковского сельсовета документы возвращаются в приемную кабинета № 1для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в журнал регистрации.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается основному исполнителю, указанному в резолюции первым.

5.3.6. Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители.

Соисполнители обязаны по требованию основного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.

В подготовленном для подписания документе указывается только основной исполнитель, соисполнители не указываются.

5.4. Регистрация и учет отправляемых документов.

5.4.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется в приемной главы сельсовета в день их утверждения или подписания.

5.4.2. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.

5.4.3. Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то в реквизитах бланка указываются регистрационные данные документа-запроса.

5.4.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлинниках документов в реквизитах бланка.

5.4.5. После присвоения документу регистрационного номера первый экземпляр документа поступает на отправку, а второй с визами и приложениями формируется в дело в приемной кабинета № 1 администрации сельсовета .

5.4.6. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

5.4.7. Отправка корреспонденции осуществляется исполнителями документов средствами почтовой и нарочными. Способ отправки определяется исполнителем.

5.4.8. Внутренние документы (служебные записки, информации, справки и т.д.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах структурного подразделения.

При переписке между руководителями структурных подразделений, заместителем главы сельсовета бланки не используются. Регистрируются эти документы в общем порядке с входящей почтой.

5.5. Контроль исполнения документов.

Контроль исполнения документов включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения документов определен отдельным нормативным документом.

5.6. Организация документов в делопроизводстве.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.

5.7. Составление номенклатуры дел.

5.7.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организациях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются все документы, распределенные в дела. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.7.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

5.7.3. Номенклатура дел составляется и передается в архив Михайловского района для подготовки сводной номенклатуры дел.

5.7.4. Сводная номенклатура дел направляется на согласование постоянно действующей экспертной комиссии администрации сельсовета. Согласованная номенклатура дел утверждается главой сельсовета.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации сельсовета.

5.7.5. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений администрации. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

5.7.6. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации.

В номенклатуру дел не включаются периодические печатные издания, статистические справочники, брошюры и т.п.

5.8.7. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 11-07, где 11 - обозначение структурного подразделения администрации, 07 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах структурных подразделений администрации. Для переходящих дел индекс сохраняется.

5.8.8. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения организации; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.),

например: Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название,

например: Переписка с органами местного самоуправления
по вопросам подготовки и переподготовки кадров

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются,

например: Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним,

например: Переписка с Министерством транспорта Российской Федерации

по вопросам...

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название,

например: Переписка с главами городских округов и муниципальных
районов области по вопросам социальной защиты населения

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты),

например: Годовые отчеты отдела кадров и наград

5.8.9. Систематизация заголовков дел в номенклатуре.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале помещаются дела с правовыми актами вышестоящих органов (постановления, распоряжения, приказы, рекомендации, акты и т.д.), даже если они присланы для сведения.

Затем помещаются постановления и распоряжения главы сельсовета.

Далее следуют протоколы заседаний и документы к ним.

Затем идут документы планового характера (перспективные, годовые, квартальные, тематические и т. д. планы, комплексные, региональные и прочие программы).

За планами следуют отчеты (по основной деятельности, статистические, тематические, сводные, аналитические обзоры и т.д.).

Далее следуют справки, информация, сведения, договоры о сотрудничестве, соглашения.

За ними следует переписка с вышестоящими органами, подведомственными и сторонними организациями.

Затем - регистрационные документы и книги, вспомогательные картотеки.

Завершает каждый раздел номенклатура дел структурного подразделения администрации.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

5.8.10. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей).

5.8.11. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по типовым или ведомственным перечням.

5.8.12. В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2003 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

5.8.13. Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

5.8.14. По окончании года в конце номенклатуры дел структурного подразделения администрации оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел.

5.8. Формирование и оформление дел.

5.8.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

5.8.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

помещать в дело только подлинные документы, подписанные, правильно оформленные;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры;

объем дела не должен превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

5.8.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов).

Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы с относящимися к ним приложениями в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

5.8.4. Дела подлежат оформлению при их завершении по окончании года. Оформление дел производится работниками структурных подразделений администрации, ответственными за делопроизводство.

5.8.5. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5.8.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 6 к Инструкции). На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование структурного подразделения администрации, индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью в именительном падеже;

наименование структурного подразделения организации записывается полностью в соответствии с утвержденной структурой (управление, отдел, служба);

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел;

дата дела - датой дела являются крайние даты документов дела, то есть даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5.8.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.8.8. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифры и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.8.9. Нумерация листов дела.

5.8.9.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листа с заверительной надписью, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа. Нумерация производится черным графитным карандашом, не задевая текста документа. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Внутренняя опись нумеруется отдельно.

5.8.9.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются отдельно.

Сложенные листы разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный вдвое и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом проставляется новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

5.8.9.3. Составление заверительной надписи дела.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Если дело подшито без листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела.

В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (изъятие документов, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) фиксируются в заверительной надписи со ссылкой в необходимых случаях на соответствующий акт.

5.9. Организация оперативного хранения документов.

5.9.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений администрации и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

5.9.2. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

5.9.3. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив исполнительного органа.

5.9.4. Дела из ведомственного архива выдаются работникам администрации для работы под расписку. На выданное дело заводится карта- заместитель. В ней указываются структурное подразделение организации, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям дела и копии документов выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы сельсовета по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы сельсовета с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.9.5. Через два года после завершения дел в делопроизводстве составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

5.9.6. В каждом структурном подразделении администрации описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив.

5.9.7. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт о выделении документов к уничтожению.

5.10. Подготовка и передача документов в ведомственный архив.

5.10.1. В ведомственный архив передаются дела с документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу после истечения трехлетнего срока их хранения.

5.10.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.10.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает в ведомственный архив независимо от сроков их хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения администрации.

6. Изготовление и использование печатей и штампов

6.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

6.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации, проводится по разрешению главы сельсовета.

6.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются и выдаются под расписку руководителям соответствующих структурных подразделений администрации.

6.4. Печати и штампы хранятся в несгораемых металлических шкафах или сейфах.

6.5. При утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность глава сельсовета.

6.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы уничтожаются по акту.

6.7. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений администрации.